Hvad er et KPI-dashboard?
Et KPI-dashboard er én skærm, der viser virksomhedens vigtigste nøgletal op mod de mål, I har sat, og som opdaterer sig selv fra de systemer, I allerede bruger. Det skal vise få tal, hver med en ejer, så ledelsen kan se, hvor det går godt, og hvor der skal handles. Nordisk Software er et dansk softwarehus, der bygger skræddersyede systemer, integrationer og salgsværktøjer til mindre virksomheder til fast pris.
KPI står for key performance indicator, på dansk et nøgletal, der viser, om virksomheden bevæger sig mod sine mål. Et KPI-dashboard samler de tal ét sted, så ingen skal hente dem fra fem forskellige programmer før mødet. Det lyder enkelt, og det er det også, hvis I vælger tallene med omhu. Her er, hvad der adskiller et nyttigt dashboard fra et, som ingen åbner.
Opdateret
Forskellen på et nøgletal og en KPI
Alle KPI'er er nøgletal, men langt fra alle nøgletal er KPI'er. Et tal bliver først en KPI, når det hænger direkte sammen med et mål, I har besluttet, og når nogen har ansvaret for at flytte det. Antal besøgende på hjemmesiden er et nøgletal. Det bliver en KPI, hvis I har besluttet, at hjemmesiden skal skaffe flere henvendelser, og nogen skal stå på mål for det. Det er derfor, de bedste dashboards er korte. Hver linje skal kunne besvare tre spørgsmål: hvad er målet, hvem ejer tallet, og hvad gør vi, hvis det går den forkerte vej? Kan et tal ikke det, hører det til i en rapport, ikke på dashboardet.
Tal, der varsler, og tal, der gør status
Nogle tal fortæller, hvordan det gik: omsætning, overskud og vundne ordrer. De er vigtige, men når de kommer, er det for sent at gøre noget ved dem. Andre tal varsler, hvordan det kommer til at gå: nye henvendelser, afgivne tilbud, ordrebeholdning og kunder, der har ligget stille længe. Et godt KPI-dashboard har begge slags, så ledelsen både kan se resultatet og nå at reagere, før det bliver dårligt. Vis altid tallet sammen med målet og udviklingen over tid. Et tal alene siger sjældent noget, men et tal, der har været faldende i flere måneder i træk, fortæller en historie, som alle forstår med det samme.
Standardværktøj, regneark eller noget bygget til jer?
Mange starter i et regneark, og det er fint, så længe nogen husker at opdatere det. Det næste skridt er de rapporter, som jeres økonomisystem og CRM allerede har indbygget. For mange mindre virksomheder er de nok, og de bør prøves først. Et almindeligt analyseværktøj kan derefter samle tal fra flere systemer, hvis nogen internt har lyst til at passe det. Et dashboard bygget til jer giver mening, når tallene ligger i systemer, der ikke taler sammen, når tallene skal renses eller beregnes efter jeres egne regler, eller når dashboardet skal vises for kunder eller hænge på en skærm i produktionen. Det svære er sjældent grafen, men at få data til at komme af sig selv.
| Regneark | Indbyggede rapporter | Analyseværktøj | Bygget til jer | |
|---|---|---|---|---|
| Tallene kommer | Når nogen taster dem ind | Af sig selv, fra ét system | Af sig selv, hvis forbindelserne er sat op | Af sig selv, fra alle jeres systemer |
| Passer til | Få tal og én ansvarlig | Virksomheder med ét centralt system | Virksomheder med en intern, der vil passe det | Tal spredt i systemer, der ikke taler sammen |
| Svaghed | Bliver glemt og forældet | Kan ikke se på tværs af systemer | Kræver løbende vedligehold | Kræver, at I ved, hvilke tal I vil have |
Bedst til
- Bedst til virksomheder, hvor ledelsen i dag samler nøgletal i hånden fra flere systemer før hvert møde
- Bedst til virksomheder, der har besluttet få klare mål og vil kunne se ugentligt, om de er på vej
- Ikke det rigtige, hvis I endnu ikke har besluttet, hvad I vil måle - start med målene og et regneark
Spørgsmål, vi ofte får
Hvor mange KPI'er skal der være på et dashboard?
Så få, at ledelsen kan læse dem på et halvt minut. De fleste mindre virksomheder klarer sig med en håndfuld på forsiden. Flere detaljer kan ligge et klik længere nede for dem, der har brug for dem, fx økonomi eller salg.
Hvad er forskellen på et KPI-dashboard og et salgsdashboard?
Et salgsdashboard ser kun på salget: aktivitet, pipeline og vundne ordrer. Et KPI-dashboard ser på hele virksomheden og samler de vigtigste tal fra økonomi, salg, drift og kundeservice. Mange har begge, hvor salgsdashboardet er et af felterne på det store.
Hvor ofte skal KPI-dashboardet opdateres?
Så ofte, som I kan handle på tallene. Salg og kundeservice giver mening at følge dagligt, mens økonomi og overskud typisk følges månedligt. Det vigtigste er, at opdateringen sker af sig selv, så ingen skal huske det.
Læs også
Hele vidensbasenTimelæk-diagnosen
En halv time på jeres hverdag: hvor timerne går hen, og hvilke opgaver et system kan overtage. Ingen salgstale, ingen forpligtelse - og I går fra mødet med noget på skrift, uanset hvad I beslutter.
30 minutter · online · I får en rapport med hjem