Fra tidsregistrering til faktura, uden at taste timerne igen
Timer bliver som regel registreret ét sted og faktureret et andet, og overførslen mellem dem sker i hånden. Det koster tid hver måned, men den dyre del er de timer, der falder ud undervejs: registreret arbejde, som aldrig når frem til en faktura, fordi ingen kan se, hvad der mangler.
For et hus, der sælger timer, er registreringen ikke målet. Fakturaen er. Alligevel er de to trin næsten altid adskilt af et regneark og en person, der samler stumperne den sidste fredag i måneden.
Den dyre fejl er ikke tiden, det tager
At overføre timer i hånden koster måske en halv dag om måneden. Det er til at leve med. Det, der koster rigtige penge, er de registreringer, der aldrig bliver til en fakturalinje: arbejdet, der lå på en opgave, ingen fik lukket, timerne på en kunde, der skiftede aftale midt i måneden, eller den kollega, der var på ferie, da fakturaerne blev lavet. Ingen opdager dem, fordi det eneste sted forskellen ville kunne ses, er mellem de to systemer — og der er der ingen, der kigger.
Det tal, næsten ingen kan trække
Spørg efter, hvor mange registrerede timer der lige nu er godkendt, men endnu ikke faktureret. I de fleste huse kræver det, at nogen sætter sig ned med to udtræk og et regneark, og svaret er en time gammelt, når det kommer. Når registrering og fakturering deler kilde, er det et opslag. Det er sjældent det, nogen beder om, når de ringer — men det er som regel det, der ændrer mest, når det er der.
Hvordan det typisk bliver bygget
Sjældent som ét nyt system. Oftest som en forbindelse mellem det, I allerede registrerer i, og det økonomisystem I allerede fakturerer fra, med et lille lag imellem der holder styr på satser, godkendelse og hvad der er sendt afsted. Vi bygger ikke et nyt sted at registrere timer, hvis I har et, der virker. Vi bygger vejen derfra og hen til fakturaen.
Hænger sammen med lovkravet
Siden 1. juli 2024 skal arbejdstiden registreres under alle omstændigheder. Det gør spørgsmålet mindre, om der skal registreres, og mere, om de registreringer også skal bruges til noget. Skal de samme timer alligevel skrives ned, er der ingen grund til, at de også skal skrives ind et andet sted bagefter.
Spørgsmål, vi ofte får
Skal vi skifte vores nuværende tidsregistrering ud?
Sjældent. Virker den for medarbejderne, er det som regel billigere og mindre risikabelt at bygge forbindelsen videre derfra end at flytte alle over på noget nyt. Det, der plejer at mangle, er vejen fra registrering til faktura, ikke registreringen selv.
Hvad hvis vi bruger forskellige satser pr. kunde?
Det er reglen snarere end undtagelsen, og det er netop den slags, der gør regnearket nødvendigt i dag. Satserne bliver en del af opsætningen, så den rigtige pris følger timen frem for at blive slået op hver måned.
Kan vi se, hvad der er registreret men ikke faktureret?
Ja, og det er som regel den mest værdifulde skærm i hele løsningen. Den viser det arbejde, der er udført og godkendt, men endnu ikke sendt — altså penge, der allerede er tjent og bare ikke bedt om endnu.
Timelæk-diagnosen
En halv time på jeres hverdag: hvor timerne går hen, og hvilke opgaver et system kan overtage. Ingen salgstale, ingen forpligtelse - og I går fra mødet med noget på skrift, uanset hvad I beslutter.
30 minutter · online · I får en rapport med hjem