Tidsregistrering er lovpligtig — kan jeres nuværende system klare det?
Siden 1. juli 2024 skal alle danske arbejdsgivere registrere hver medarbejders daglige arbejdstid. Loven stiller ingen krav om et bestemt system: det skal blot være objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Et regneark kan derfor godt være nok — problemet opstår typisk først, når registreringen skal kunne fremfindes og dokumenteres flere år tilbage.
De fleste artikler om reglen er skrevet af revisorer og advokater og forklarer, hvad loven siger. Det er også det rigtige sted at starte. Denne side handler om det næste spørgsmål, som ingen af dem svarer på: om det, I allerede har, rent faktisk kan levere det.
Hvad reglen faktisk siger
Folketinget vedtog den 23. januar 2024 en ændring af arbejdstidsloven, som trådte i kraft den 1. juli 2024. Den forpligter arbejdsgivere til at indføre et system, der registrerer den enkelte medarbejders daglige arbejdstid. Formålet er at kunne dokumentere, at reglerne om hvileperioder og den maksimale ugentlige arbejdstid bliver overholdt. Kravet gælder uanset virksomhedens størrelse og branche. Det er ikke nødvendigt at registrere, hvornår på dagen arbejdet er udført, og arbejder man efter en fast arbejdstid eller en vagtplan, er det tilstrækkeligt at registrere afvigelserne fra den.
Loven kræver ikke et bestemt system — og det overrasker mange
Der er ingen tekniske specifikationer i reglen. Registreringen må være håndskrevet, ligge i et regneark eller foregå i en app. Det betyder, at I ikke behøver købe noget for at overholde kravet, og enhver leverandør, der siger andet, sælger frem for at informere. Det betyder til gengæld også, at ansvaret for, om løsningen er objektiv, pålidelig og tilgængelig, ligger hos jer. De tre ord er lovens egne, og de er lettere at opfylde på papiret end i praksis.
Hvor det som regel går galt i praksis
Ikke ved selve registreringen, men bagefter. Et regneark, alle kan redigere, kan ikke vise, om en uge er ændret et halvt år senere — og en registrering, der ikke kan efterprøves, er svær at kalde pålidelig. Tallene ligger ét sted, lønnen et andet og faktureringen et tredje, så de samme timer skrives ind flere gange og siger til sidst forskellige ting. Og den medarbejder, der er ude hos kunderne hele dagen, registrerer om fredagen efter hukommelsen, hvis det eneste sted at gøre det er en fil på kontorets netværksdrev.
Hvornår det er en systemopgave, og hvornår det ikke er
Har I ti medarbejdere med fast arbejdstid på samme adresse, er et regneark sandsynligvis nok, og så skal I ikke bygge noget. Vi siger det gerne højt, også selvom vi lever af det modsatte. Det bliver først en systemopgave, når registreringen skal hænge sammen med noget andet: løn, fakturering, projekter eller kunder. Så er det ikke længere et spørgsmål om at overholde en regel, men om at de samme timer kun bliver skrevet ind én gang.
Det her er ikke juridisk rådgivning
Vi bygger systemer; vi rådgiver ikke om ansættelsesret. Alt ovenfor er en gengivelse af, hvad reglen siger, og skal ikke bruges som grundlag for at vurdere jeres egen situation. Spørg jeres revisor eller advokat om, hvad kravet betyder præcis hos jer — og brug os til at finde ud af, om jeres systemer kan levere det, de svarer.
Spørgsmål, vi ofte får
Hvornår trådte kravet i kraft?
Den 1. juli 2024. Ændringen af arbejdstidsloven blev vedtaget den 23. januar 2024 og gennemfører EU-Domstolens fortolkning af arbejdstidsdirektivet i dansk ret.
Skal vi købe et tidsregistreringssystem?
Nej. Loven stiller ingen krav om en bestemt løsning — den skal blot være objektiv, pålidelig og tilgængelig. Håndskrevet, regneark og app er alle lovlige udgangspunkter. Om jeres nuværende løsning holder i praksis er et andet spørgsmål end om den er lovlig.
Skal vi registrere, hvornår på dagen arbejdet er udført?
Nej. Det er den daglige arbejdstid for hver medarbejder, der skal registreres, ikke placeringen af den på døgnet. Arbejder man efter fast arbejdstid eller vagtplan, er det nok at registrere afvigelserne.
Kan I bygge tidsregistrering ind i det, vi allerede bruger?
Som regel ja, og det er oftest det rigtige. Registreringen giver mest, når den sidder samme sted som arbejdet i forvejen foregår, frem for i endnu et system, folk skal huske at åbne.
Timelæk-diagnosen
En halv time på jeres hverdag: hvor timerne går hen, og hvilke opgaver et system kan overtage. Ingen salgstale, ingen forpligtelse - og I går fra mødet med noget på skrift, uanset hvad I beslutter.
30 minutter · online · I får en rapport med hjem