Hvornår er et Excel-dashboard ikke længere nok?
Et Excel-dashboard er ikke længere nok, når nogen skal bruge timer hver uge på at kopiere tal ind, når flere arbejder i hver sin version, eller når ledelsen ikke stoler på tallene. Så bør tallene hentes automatisk fra kildesystemerne. Ofte rækker en standardløsning, men ikke altid. Nordisk Software er et dansk softwarehus, der bygger skræddersyede systemer, integrationer og salgsværktøjer til mindre virksomheder til fast pris.
Næsten alle mindre virksomheder starter med et regneark, og det er et godt sted at starte. Det er hurtigt, alle kan bruge det, og det koster ingenting. Problemet opstår ikke på én dag, men sniger sig ind: et faneblad mere, en makro, som kun én forstår, en mandagsrapport, der tager længere og længere tid at lave. Her er de tegn, der viser, at regnearket er vokset fra jer, og hvad I kan gøre ved det, uden at skyde gråspurve med kanoner.
Opdateret
Det er ikke regnearket, der er problemet
Et regneark er et fremragende værktøj til at regne og lege med tal. Det, der går galt, er, når det bliver brugt som fast rapport, der skal holdes opdateret i hånden. Hver gang tal kopieres fra et system til et andet, opstår der risiko for fejl, og hver gang en ny kollega retter i en formel, kan noget gå i stykker uden at nogen opdager det. Spørg derfor ikke, om regnearket er godt nok, men om det er det rigtige sted at samle tal, som kommer fra andre systemer. Er svaret nej, er det tiden, ikke værktøjet, I skal se på.
Prøv det enkle først
Før I køber eller bygger noget, så se på de systemer, I allerede har. Mange CRM- og økonomisystemer har en indbygget rapportdel, som kan vise det meste af det, regnearket viser i dag, og som opdaterer sig selv. Kan regnearket hente tallene direkte fra kilden i stedet for at få dem kopieret ind, er meget også vundet. Ryd samtidig op i tallene: hvilke bruges faktisk til at træffe beslutninger? Mange dashboards er blevet store, fordi ingen har turdet fjerne noget. Et lille, ærligt dashboard i et standardværktøj slår et stort, flot dashboard, som ingen stoler på.
Hvornår et rigtigt dashboard betaler sig
Et særligt dashboard giver mening, når tallene ligger i flere systemer, der ikke taler sammen, og standardværktøjerne ikke kan hente dem alle. Det samme gælder, når tallene skal regnes ud efter jeres egne regler, for eksempel hvornår et salg tæller, eller hvordan en sælgers resultat opgøres, eller når dashboardet skal vises på en skærm på kontoret og opdatere sig hele dagen. Regn det enkelt: hvor meget tid går der i dag med at lave rapporten, og hvad koster det, når en beslutning træffes på forkerte tal? Er svaret lidt, så bliv ved regnearket. Er det meget, er det tid til at flytte.
| Regneark | Rapporter i jeres eksisterende systemer | Særligt bygget dashboard | |
|---|---|---|---|
| Opdatering | I hånden | Af sig selv, men kun fra ét system | Af sig selv fra alle systemer |
| Tal fra flere systemer | Kopieres ind | Sjældent muligt | Samles automatisk |
| Egne regler for, hvordan tal regnes ud | Ja, men skrøbeligt | Kun det, systemet tilbyder | Ja, og ens hver gang |
| Kom i gang | Med det samme | Hurtigt, ofte allerede betalt | Kræver en opgave, der skal scopes |
| Passer bedst til | Små teams og engangsanalyser | Virksomheder, hvor tallene bor ét sted | Tal spredt i flere systemer |
Bedst til
- Bedst til virksomheder, hvor en medarbejder hver uge samler tal i hånden fra flere systemer
- Bedst til ledelser, der vil se de samme tal på samme måde, uden at diskutere hvilken fil der er den rigtige
- Ikke det rigtige at få bygget, hvis tallene ligger i ét system med en god rapportdel - så brug den
Spørgsmål, vi ofte får
Kan vi ikke bare automatisere vores regneark?
Delvist. Et regneark kan ofte hente data direkte fra et system, og det fjerner en del af det manuelle arbejde. Det bliver dog stadig skrøbeligt, når flere systemer skal kobles på, og når flere retter i det samme ark. Det er en god mellemløsning, ikke altid en slutløsning.
Mister vi muligheden for selv at regne på tallene?
Nej. Et godt dashboard viser de faste tal, som alle skal se, og lader jer stadig hente data ud til et regneark, når I vil undersøge noget særligt. Regnearket bliver værktøjet til analyse, ikke stedet, hvor rapporten bor.
Hvor skal vi starte, hvis vi vil væk fra regnearket?
Skriv ned, hvilke tal der faktisk bruges på møderne, og hvor de kommer fra. Tjek derefter, om jeres eksisterende systemer kan vise dem selv. Det, der mangler bagefter, er det, et særligt dashboard eller en integration skal løse.
Timelæk-diagnosen
En halv time på jeres hverdag: hvor timerne går hen, og hvilke opgaver et system kan overtage. Ingen salgstale, ingen forpligtelse - og I går fra mødet med noget på skrift, uanset hvad I beslutter.
30 minutter · online · I får en rapport med hjem