Hvordan laver man et dashboard, der faktisk bliver brugt?
Byg det omkring én gruppe brugere og de beslutninger, de træffer hver uge. Vis få tal, som opdaterer sig selv og stemmer med virksomhedens andre systemer, giv dashboardet en fast plads i et møde eller på en skærm, og fjern det, ingen kigger på. Nordisk Software er et dansk softwarehus, der bygger skræddersyede systemer, integrationer og salgsværktøjer til mindre virksomheder til fast pris.
De fleste dashboards dør stille. Det bliver vist frem ved lanceringen, bliver åbnet et par gange og bliver så glemt, mens folk går tilbage til regnearket eller spørger en kollega. Det skyldes sjældent teknikken. Det skyldes, at ingen har bestemt, hvem det er til, hvad det skal bruges til, og hvornår det skal kigges på. Her er, hvad der adskiller dashboards, der bliver åbnet hver dag, fra dem, der kun findes i en mappe.
Opdateret
Start med brugeren og beslutningen
Et dashboard til alle bliver brugt af ingen. Vælg én gruppe: salgslederen, sælgerne, lageret eller ledelsen. Sæt jer ned med dem og spørg, hvilke beslutninger de træffer hver uge, og hvad de i dag gør for at finde tallene bag dem. Svarene er jeres liste over indhold. Kan ingen sige, hvad de ville gøre anderledes, hvis et tal steg eller faldt, skal det ikke med. Det føles som at fjerne noget, men det modsatte sker: når skærmen kun viser det, der betyder noget, kigger folk på den. Får flere grupper brug for overblik, så lav et dashboard til hver i stedet for ét, der skal kunne det hele.
Tallene skal være til at stole på
Den hurtigste måde at slå et dashboard ihjel på er et tal, der ikke stemmer med økonomisystemet. Første gang nogen opdager det, holder de op med at tro på resten. Derfor skal data hentes automatisk fra de systemer, I arbejder i, og det skal stå tydeligt, hvornår tallene sidst blev opdateret. Aftal på forhånd, hvordan hvert tal regnes ud: hvornår tæller en ordre som vundet, og hvad er en aktiv kunde? Skriv definitionen ved tallet. Og sørg for, at det er nemmere at åbne dashboardet end at spørge en kollega, ellers vinder vanen. Det betyder ét sted at logge ind, ingen manuelle opdateringer og en visning, der også fungerer på telefonen.
Giv det en plads i hverdagen og en ejer
Dashboards bliver brugt, når de er en del af en fast rutine. Åbn det som det første på det ugentlige møde, og lad mødet følge tallene. Sæt det på en skærm, hvor teamet arbejder, eller lad det komme som en kort besked om morgenen. Giv det også en ejer, der svarer, når et tal ser forkert ud, og som rydder op, når noget ikke bliver brugt. Se på det igen efter den første tid: hvilke tal blev der talt om, og hvilke blev overset? Fjern dem, ingen bruger. For mange er rapportdelen i et standard-CRM eller økonomisystem nok til at komme i gang. Noget bygget til jer giver mening, når tallene ligger spredt i flere systemer.
| Bliver brugt | Bliver glemt | |
|---|---|---|
| Målgruppe | Én bestemt gruppe med faste beslutninger | Alle i virksomheden på én gang |
| Indhold | Få tal, hver knyttet til en handling | Alt, hvad systemet kan vise |
| Data | Opdateres af sig selv og stemmer med økonomien | Opdateres i hånden eller afviger fra andre tal |
| Rytme | Fast plads i et møde eller på en skærm | Åbnes, når nogen lige kommer i tanke om det |
| Vedligehold | En ejer, der retter og rydder op | Ingen, så fejl og gamle tal bliver stående |
Bedst til
- Bedst til virksomheder, hvor nogen i dag samler tallene i hånden før hvert møde
- Bedst til teams, der træffer de samme beslutninger hver uge og mangler et fælles overblik
- Ikke det rigtige, hvis rapporterne i jeres nuværende system allerede svarer på spørgsmålene - få dem brugt først, før I bygger nyt
Spørgsmål, vi ofte får
Hvor mange tal skal der være på et dashboard?
Så få som muligt. Der findes ikke et rigtigt antal, men kan I ikke se det vigtigste på et øjeblik uden at scrolle, er der for mange. Detaljer kan ligge et klik længere nede for dem, der har brug for dem.
Hvorfor holder folk op med at bruge vores dashboard?
Typisk af en af tre grunde: tallene stemmer ikke med andre systemer, dashboardet viser noget, der ikke hjælper med deres arbejde, eller det har ingen fast plads i hverdagen. Spørg brugerne direkte, hvad de i stedet bruger, og hvorfor.
Skal vi bygge et dashboard selv eller bruge et standardværktøj?
Start med det, jeres systemer allerede kan. Mange CRM- og økonomisystemer har en rapportdel, der dækker de vigtigste tal. Et dashboard bygget til jer giver først mening, når tallene skal samles fra flere systemer, eller når standardrapporterne ikke kan vise det, I har brug for.
Timelæk-diagnosen
En halv time på jeres hverdag: hvor timerne går hen, og hvilke opgaver et system kan overtage. Ingen salgstale, ingen forpligtelse - og I går fra mødet med noget på skrift, uanset hvad I beslutter.
30 minutter · online · I får en rapport med hjem