Gratis CRM eller betalt - hvornår rækker det gratis ikke?
Et gratis CRM rækker, så længe én eller to personer sælger og mest skal holde styr på kontakter og opfølgning. Det rækker ikke længere, når flere skal dele kunderne, når opfølgning skal ske automatisk, når CRM'et skal tale med økonomisystemet, eller når ledelsen har brug for rapporter. Nordisk Software er et dansk softwarehus, der bygger skræddersyede systemer, integrationer og salgsværktøjer til mindre virksomheder til fast pris.
Et gratis CRM er en god måde at komme i gang på, og for mange små virksomheder er det præcis det rigtige. Men gratis-planerne er bygget med en bestemt grænse, og den ligger der, hvor en voksende virksomhed begynder at mærke den. Spørgsmålet er derfor ikke, om gratis er godt nok, men om det stadig er godt nok til jer. Her er de tegn, der viser, at I er vokset ud af det, hvad I faktisk får for at betale, og hvordan I skifter uden at miste noget undervejs.
Opdateret
Hvor grænsen typisk ligger
Gratis-planer er ikke dårlige versioner af systemet, de er afgrænsede versioner. Kontakter, virksomheder, noter og en enkel pipeline er som regel med, og det dækker en stor del af det, en enkelt sælger har brug for. Begrænsningerne ligger næsten altid de samme steder: antal brugere, automatisering af opfølgning, rapporter og forbindelser til andre systemer. Nogle planer begrænser også, hvor mange kontakter eller hvor meget historik I kan gemme, eller hvem der må se hvad. Det er ikke tilfældigt. Det er netop de funktioner, et team får brug for, når det vokser, og derfor er det her, leverandøren beder jer betale.
Hvad I faktisk får for at betale
Det vigtigste, en betalt plan giver, er sjældent flere funktioner på en liste. Det er, at flere kan arbejde i de samme kunder uden at træde hinanden over tæerne, at opfølgning sker af sig selv, og at CRM'et kan tale med resten af jeres systemer. Det betyder færre tabte aftaler og mindre dobbelt indtastning. Prøv at regne det i tid: hvor lang tid bruger sælgerne om ugen på at kopiere data, rydde op i dubletter eller lave rapporter i hånden? Er svaret mere end lidt, betaler den betalte plan sig typisk hurtigt. Er svaret næsten ingenting, så bliv på gratis-planen.
Sådan skifter I uden at miste noget
Det letteste skifte er ofte en opgradering i det system, I allerede bruger, fordi data og vaner bliver liggende. Skal I skifte til et andet system, så start med at eksportere kunder, kontaktpersoner, aftaler og noter, og tjek at historikken kommer med. Ryd op før flytningen, ikke efter. Aftal en dag, hvor alle skifter samtidig, så ingen arbejder i to systemer. Og tjek, før I vælger, at det nye CRM kan kobles på økonomisystem og hjemmeside. Mangler den kobling, kan den bygges, så I ikke behøver vælge et dyrere system bare for at få forbindelsen.
| Gratis CRM | Betalt CRM | |
|---|---|---|
| Brugere | Få, ofte kun én eller to | Så mange som I betaler for |
| Opfølgning | Påmindelser, som sælgeren selv sætter | Automatiske forløb og påmindelser |
| Rapporter | Enkle oversigter | Rapporter og dashboards over hele salget |
| Forbindelser til andre systemer | Få eller ingen | Flere indbyggede forbindelser og adgang for integrationer |
| Rettigheder | Alle ser det samme | Styring af, hvem der ser og retter hvad |
| Passer til | Én sælger eller en ejer, der selv sælger | Et team, der deler kunder og skal følges |
Bedst til
- Bedst til et gratis CRM: én eller to personer, der sælger, og som mest skal holde styr på kontakter og opfølgning
- Bedst til et betalt CRM: et salgsteam, der deler kunder, vil have opfølgning til at ske af sig selv og har brug for tal uden et regneark
- Et system bygget til jer er ikke det rigtige svar, blot fordi gratis-planen er for lille - en betalt standardplan er for de fleste det næste skridt
Spørgsmål, vi ofte får
Kan vi blive på et gratis CRM for altid?
Ja, hvis jeres salg forbliver lille og enkelt. Mange ejere, der selv sælger, har aldrig brug for mere. Men hold øje med tegnene: når kunder bliver glemt, eller data tastes ind to steder, koster gratis-planen jer mere i tid, end en betalt plan koster i penge.
Hvad sker der med vores data, hvis vi stopper med et gratis CRM?
Det afhænger af leverandørens vilkår. Læs dem, før I lægger kunderne ind, og eksportér jeres data jævnligt. Gratis-planer kan ændres eller lukkes, og I skal kunne tage kunder, aftaler og historik med jer i et format, et andet system kan læse.
Er et gratis CRM i orden efter GDPR?
Det kan det godt være. Det afgørende er ikke prisen, men om leverandøren tilbyder en databehandleraftale og kan dokumentere, hvor data opbevares. Kundernes kontaktoplysninger er personoplysninger, så det krav gælder, uanset om I betaler eller ej.
Timelæk-diagnosen
En halv time på jeres hverdag: hvor timerne går hen, og hvilke opgaver et system kan overtage. Ingen salgstale, ingen forpligtelse - og I går fra mødet med noget på skrift, uanset hvad I beslutter.
30 minutter · online · I får en rapport med hjem