Hvordan får vi overblik over, hvor tiden går i virksomheden?
I får overblik ved at registrere tid på få, faste kategorier, helst automatisk ud fra de systemer, I allerede bruger, og samle tallene ét sted, hvor I kan se dem pr. kunde, opgave og uge. Start enkelt med et standardværktøj til tidsregistrering. Nordisk Software er et dansk softwarehus, der bygger skræddersyede systemer, integrationer og salgsværktøjer til mindre virksomheder til fast pris.
De fleste ejere har en fornemmelse af, hvor tiden går, men fornemmelsen rammer sjældent helt plet. Opgaver, der føles små, fylder ofte mere end ventet, og administration gemmer sig i hjørnerne af dagen. Godt overblik handler ikke om at overvåge medarbejderne, men om at kunne svare på enkle spørgsmål: hvilke kunder tjener vi på, hvilke opgaver æder tiden, og hvad bør vi automatisere først? Her er, hvordan I kommer derhen uden at gøre registreringen til en byrde.
Opdateret
Start med få kategorier, ikke med et nyt system
Den mest almindelige fejl er at begynde med et værktøj og først bagefter finde ud af, hvad man vil vide. Vend det om. Skriv de tre til fem spørgsmål ned, I gerne vil kunne svare på, og lav kun de kategorier, der skal til for at besvare dem: typisk kunde, opgavetype og om tiden kan faktureres. Jo flere valg medarbejderne skal træffe for hver registrering, jo dårligere bliver data. Få, tydelige kategorier, som alle forstår ens, giver et mere ærligt billede end en lang liste, som ingen orker at bruge rigtigt. Prøv det af i nogle uger, før I bygger videre.
Lad systemerne registrere det, de allerede ved
Meget af den tid, I vil måle, ligger allerede i jeres systemer. Kalenderen ved, hvornår der er møder. Telefonien ved, hvor længe der tales med kunderne. Sagssystemet ved, hvornår en opgave blev åbnet og lukket. Når de data samles automatisk, skal medarbejderne kun registrere resten, og det er både mindre irriterende og mere præcist end at huske en hel dag bagefter. Tidsregistrering virker bedst, når den sker løbende eller af sig selv. Den virker dårligst, når den er en opgave fredag eftermiddag.
Saml tallene ét sted og se på dem fast
Data, der ligger i fem forskellige systemer, giver ikke overblik. Tallene skal samles i én oversigt, hvor I kan se tid pr. kunde, pr. opgavetype og over tid, og helst ved siden af omsætningen, så I kan se, hvad tiden giver. Aftal en fast rytme, hvor I kigger på tallene, for eksempel hver måned. Det er her, overblikket bliver til beslutninger: en prisændring for en kunde, en arbejdsgang der skal automatiseres, eller en opgave I holder op med at lave. Et overblik, ingen kigger på, er bare mere registrering.
| Regneark | Standardværktøj til tidsregistrering | Samlet overblik på tværs af systemer | |
|---|---|---|---|
| Kom i gang | Med det samme | Hurtigt, med færdige skabeloner | Kræver, at systemerne kobles sammen |
| Registrering | I hånden | I hånden eller med timer i appen | Delvist automatisk ud fra kalender, telefoni og sager |
| Overblik | Det, I selv bygger | Færdige rapporter pr. kunde og opgave | Tid set sammen med salg, omsætning og drift |
| Svaghed | Fejl og manglende disciplin | Ser kun den tid, der bliver tastet ind | Mere at sætte op og vedligeholde |
| Passer til | Ganske få medarbejdere | De fleste mindre virksomheder | Virksomheder med data spredt i mange systemer |
Bedst til
- Bedst til de fleste mindre virksomheder: et standardværktøj til tidsregistrering med få, faste kategorier
- Bedst til virksomheder, hvor tiden allerede ligger i kalender, telefoni og sagssystem: et samlet overblik, der henter data automatisk
- Ikke det rigtige valg at bygge noget selv, hvis I endnu ikke ved, hvilke spørgsmål tallene skal besvare - start enkelt og lær først
Spørgsmål, vi ofte får
Bliver medarbejderne ikke irriterede over at registrere tid?
Det gør de, hvis det er besværligt, eller hvis tallene bruges til at kontrollere dem. Forklar, hvad tallene skal bruges til, hold kategorierne få, og lad systemerne registrere så meget som muligt automatisk. Så bliver det en lille vane i stedet for en sur pligt.
Hvad hvis vi ikke fakturerer pr. time?
Så er overblikket mindst lige så vigtigt. Ved fast pris er tiden jeres omkostning, og uden tal kan I ikke se, hvilke opgaver der tjener penge, og hvilke der koster. Registreringen kan være grovere, men den bør stadig fortælle, hvor tiden går.
Må vi registrere medarbejdernes tid efter GDPR?
Ja, når der er et sagligt formål, og medarbejderne er informeret om, hvad der registreres, og hvorfor. Hold jer til det, I har brug for, og undgå at måle mere detaljeret end nødvendigt. Tid pr. opgave er noget andet end at overvåge hver eneste klik.
Timelæk-diagnosen
En halv time på jeres hverdag: hvor timerne går hen, og hvilke opgaver et system kan overtage. Ingen salgstale, ingen forpligtelse - og I går fra mødet med noget på skrift, uanset hvad I beslutter.
30 minutter · online · I får en rapport med hjem