Hvordan får vi ordrer fra mail ind i systemet automatisk?
Ordrerne sendes til en fast mailadresse, som et program læser. Det finder kunde, varer og antal i mailen eller den vedhæftede fil, tjekker dem mod jeres kunde- og vareregister og opretter ordren i systemet. Det, programmet er i tvivl om, lægges til godkendelse hos en medarbejder. Nordisk Software er et dansk softwarehus, der bygger skræddersyede systemer, integrationer og salgsværktøjer til mindre virksomheder til fast pris.
Mange mindre virksomheder får stadig en stor del af deres ordrer på mail: som fritekst, som et regneark eller som en vedhæftet fil fra kundens eget indkøbssystem. Nogen læser mailen, taster ordren ind og retter bagefter de fejl, der sneg sig ind. Her er, hvordan det kan ske af sig selv, og hvor grænserne går.
Opdateret
Tre veje fra indbakke til ordre
Den første er at slippe for mailen helt: kan kunden bestille i en webshop, en kundeportal eller sende ordren direkte fra sit eget system, er det næsten altid den mest stabile løsning. Den anden er faste regler, der læser mails, som altid ser ens ud, fx den samme vedhæftede fil fra den samme kunde. Det virker godt og er let at kontrollere, men brydes, når formatet ændrer sig. Den tredje er AI, der læser mailen, som et menneske ville, og forstår fritekst, skiftende layout og kundens egne varenumre. Mange ender med en blanding: regler til de faste kunder og AI til resten.
Hvad AI kan, og hvad det ikke kan
AI er god til at forstå, hvad der står i en rodet mail, og til at koble en vare, kunden beskriver med egne ord, til det rigtige varenummer hos jer. Den er ikke fejlfri. Derfor skal en god løsning altid tjekke resultatet mod jeres egne registre: findes kunden, findes varen, ligner antallet det, kunden plejer at bestille? Ordrer, der består kontrollen, går direkte igennem. Resten lægges i en kø, hvor en medarbejder godkender eller retter med et enkelt klik i stedet for at taste det hele. Målet er ikke nul mennesker, men at mennesker kun bruger tid på de ordrer, der faktisk kræver dem.
Hvornår det kan betale sig, og hvornår ikke
Automatisering giver mest, når der kommer mange ordrer ind på mail hver dag, når de bliver tastet af flere personer, eller når fejl i antal og varenumre koster reklamationer og ekstra kørsel. Får I kun en håndfuld ordrer om ugen, er det sjældent besværet værd, og en fast skabelon til kunderne kan være nok. Tjek også først, om jeres ordre- eller økonomisystem allerede har en funktion til at læse indgående dokumenter. Mange har, og for nogle er den tilstrækkelig. Noget særligt bygget giver mening, når ordrerne er uensartede, når de skal flere steder hen, eller når I har regler, som standardfunktionen ikke kan følge.
| Kunden bestiller selv | Faste regler | AI med kontrol | |
|---|---|---|---|
| Passer til | Kunder, der gerne vil bruge en portal eller webshop | Ordrer, der altid ser ens ud | Fritekst og skiftende formater |
| Fejl | Få, kunden taster selv | Få, indtil formatet ændrer sig | Fanges af kontrollen og godkendes af en medarbejder |
| Kræver | At kunderne vil ændre vane | En opsætning pr. format | Gode kunde- og vareregistre at tjekke imod |
| Mindre godt til | Kunder, der insisterer på mail | Mange forskellige kunder | Meget få ordrer |
Bedst til
- Bedst til virksomheder, hvor mange ordrer kommer ind på mail, og nogen i dag taster dem af i hånden
- Bedst til ordrer i blandede formater, hvor faste regler alene ikke kan følge med
- Ikke det rigtige, hvis I kun får få ordrer på mail, eller hvis kunderne gerne vil bestille i en webshop - start der
Spørgsmål, vi ofte får
Skal vi skifte mailsystem for at gøre det?
Nej. Typisk opretter I en fast adresse til ordrer, eller I lader en regel videresende ordremails dertil. Programmet læser den adresse, og resten af jeres mail fortsætter som i dag.
Hvad sker der, hvis AI læser en ordre forkert?
I en god opsætning når den ikke frem til systemet uden kontrol. Ordrer, der ikke passer med jeres kunde- og vareregister, eller som ser usædvanlige ud, lægges til godkendelse. En medarbejder ser mailen og det foreslåede resultat side om side og retter, før ordren oprettes.
Er det lovligt at lade AI læse kundernes mails?
Ja, når det sker som en del af at behandle ordren, og I har styr på databehandlingen. Vælg en løsning, hvor data behandles inden for EU, og få en databehandleraftale med leverandøren, præcis som med jeres øvrige systemer.
Timelæk-diagnosen
En halv time på jeres hverdag: hvor timerne går hen, og hvilke opgaver et system kan overtage. Ingen salgstale, ingen forpligtelse - og I går fra mødet med noget på skrift, uanset hvad I beslutter.
30 minutter · online · I får en rapport med hjem