Kan AI læse vores fakturaer og bilag?
Ja. AI kan læse leverandør, dato, beløb, moms og varelinjer på fakturaer og bilag, også når de kommer som foto eller PDF i skiftende layout. Mange økonomisystemer har det allerede indbygget. Det vigtige er kontrollen: tjek mod ordrer og leverandørregister, og lad en medarbejder godkende det usikre. Nordisk Software er et dansk softwarehus, der bygger skræddersyede systemer, integrationer og salgsværktøjer til mindre virksomheder til fast pris.
I mange mindre virksomheder går der stadig tid med at taste fakturaer og kvitteringer ind, finde den rigtige konto og jagte bilag, der mangler. AI er blevet god til at læse den slags dokumenter, men læsningen er kun den ene halvdel. Den anden er at sikre, at det, der bliver læst, er rigtigt, før det rammer regnskabet. Her er, hvad der kan lade sig gøre, hvad I sandsynligvis allerede har, og hvornår der er brug for mere.
Opdateret
Hvad AI kan, og hvor den fejler
Moderne AI læser et dokument, som et menneske ville: den finder leverandøren, fakturanummeret, datoen, beløbet og momsen, også når de står forskellige steder fra gang til gang. Den kan også foreslå konto og afdeling ud fra, hvordan lignende bilag er bogført før. Men den er ikke fejlfri. Et utydeligt foto, en håndskrevet rettelse eller en faktura med mange linjer kan give forkerte tal, og AI siger ikke altid selv til, når den er i tvivl. Derfor skal resultatet tjekkes mod noget, I ved er rigtigt: findes leverandøren, passer beløbet med ordren, er fakturaen set før? Det er kontrollen, der gør AI brugbar i et regnskab.
Start med det, jeres økonomisystem allerede kan
De fleste økonomisystemer til mindre virksomheder har i dag en indbygget funktion, der læser bilag og foreslår bogføringen. Den er ofte god nok til almindelige leverandørfakturaer og kvitteringer, og den bør prøves først. Tjek også, hvor mange af jeres fakturaer der allerede kommer som elektroniske fakturaer. De er struktureret data fra starten, så der er intet at læse, kun at modtage. For en virksomhed med få bilag om måneden og én person, der bogfører, er det sjældent besværet værd at bygge noget. Brug standarden, og sørg for, at alle bilag havner samme sted, så de også opfylder kravene til digital opbevaring.
Hvornår en løsning bygget til jer giver mening
Noget særligt bygget giver mening, når læsningen ikke er målet i sig selv, men første skridt i en arbejdsgang. Det kan være fakturaer, der skal matches mod indkøbsordrer og varemodtagelse i et andet system, før de må betales. Eller bilag, der skal fordeles på projekter, sager eller kunder efter regler, som standardfunktionen ikke kan følge. Eller dokumenter, der kommer ind ad flere veje og skal samles, før de sendes videre. Her bygges typisk et lille program, der læser dokumentet med AI, tjekker det mod jeres egne data og kun sender det usikre til godkendelse. Resten går direkte videre til økonomisystemet.
| Elektronisk faktura | Indbygget bilagslæsning | AI bygget til jeres arbejdsgang | |
|---|---|---|---|
| Passer til | Leverandører, der kan sende elektronisk | Almindelige fakturaer og kvitteringer | Bilag, der skal matches eller fordeles efter egne regler |
| Fejl | Næsten ingen, data er struktureret | Få, men skal tjekkes | Fanges af kontrol mod jeres egne data |
| Kræver | At leverandøren sender i det format | Et økonomisystem med funktionen slået til | Gode registre over leverandører, ordrer og projekter |
| Mindre godt til | Kvitteringer og udenlandske leverandører | Kontrol på tværs af flere systemer | Få bilag og enkle arbejdsgange |
Bedst til
- Bedst til virksomheder, hvor nogen i dag taster mange leverandørfakturaer ind i hånden og retter fejl bagefter
- Bedst til fakturaer, der skal holdes op mod ordrer, varemodtagelse eller projekter i et andet system, før de betales
- Ikke det rigtige, hvis I har få bilag og et økonomisystem, der allerede læser dem - slå den funktion til først
Spørgsmål, vi ofte får
Må vi lade AI bogføre uden at et menneske ser på det?
Det må I godt, men det er sjældent klogt i starten. Lad AI foreslå bogføringen, og lad en medarbejder godkende, indtil I har set, hvor godt den rammer. Derefter kan de sikre, gentagne bilag gå direkte igennem, mens de usædvanlige stadig bliver set.
Hvad med persondata og fortrolige oplysninger på bilagene?
Fakturaer og kvitteringer kan indeholde navne og andre personoplysninger. Vælg en løsning, hvor data behandles inden for EU, få en databehandleraftale med leverandøren, og sørg for, at dokumenterne ikke bruges til at træne andres modeller.
Kan AI læse håndskrevne bilag og dårlige fotos?
Ofte, men ikke altid. Tydelig håndskrift og et skarpt foto går som regel godt, mens krøllede kvitteringer og svag belysning giver fejl. Derfor er det en god idé, at løsningen markerer bilag, den er usikker på, så en medarbejder kan se dem igennem.
Timelæk-diagnosen
En halv time på jeres hverdag: hvor timerne går hen, og hvilke opgaver et system kan overtage. Ingen salgstale, ingen forpligtelse - og I går fra mødet med noget på skrift, uanset hvad I beslutter.
30 minutter · online · I får en rapport med hjem