Hvordan kobler vi CRM og økonomisystem?
Start med at tjekke, om de to systemer har en færdig kobling. Har de det, er den som regel nok. Har de ikke, bygges en integration over systemernes API. Det vigtigste er at beslutte, hvilket system der ejer kunden, og hvilke data der skal flytte hvilken vej. Nordisk Software er et dansk softwarehus, der bygger skræddersyede systemer, integrationer og salgsværktøjer til mindre virksomheder til fast pris.
Når CRM og økonomisystem ikke taler sammen, opretter nogen kunden to gange, sælgeren kan ikke se, om kunden har betalt, og bogholderen taster ordrer ind fra en mail. En kobling fjerner det dobbelte arbejde. Her er, hvordan I griber det an, uden at det bliver et større projekt end nødvendigt.
Opdateret
Først: findes der en færdig kobling?
Mange CRM-systemer og økonomisystemer har allerede en indbygget kobling til hinanden, eller en kobling man kan slå til i en app-butik. Den dækker typisk det mest almindelige: kunder og fakturaer. Tjek det først, i begge systemers indstillinger og hjælpesider. Dækker den det, I har brug for, er den det rigtige valg for de fleste, fordi leverandøren vedligeholder den. Der findes også værktøjer, der kobler systemer sammen uden programmering. De er gode til enkle flows, men bliver svære at overskue, når der kommer mange regler og undtagelser. En egen integration giver først mening, når de færdige veje ikke kan følge jeres måde at arbejde på.
Beslut hvilket system der har ret
Det tekniske er sjældent det svære. Det svære er at beslutte, hvem der ejer hvilke data. Hvis både sælgeren og bogholderen kan rette en kundes adresse, hvilken version gælder så? En god tommelfingerregel er, at CRM'et ejer kontaktpersoner og salgshistorik, mens økonomisystemet ejer alt, der har med penge at gøre: debitornummer, fakturaer, betalinger og kreditgrænser. Skriv det ned felt for felt, før noget bliver koblet. Beslut også, hvad der skal ske med de kunder, der allerede findes begge steder, for dubletter er den mest almindelige grund til, at en kobling giver mere rod end før.
Hvad der skal være på plads, før I stoler på den
En kobling skal kunne fejle uden at data forsvinder. Hvis økonomisystemet er nede et øjeblik, skal en ny kunde eller ordre lægges i kø og sendes igen, ikke tabes stille. Nogen hos jer skal have besked, når noget ikke kan sendes, og det skal være til at se hvad og hvorfor. Start med én ting, typisk kunder eller fakturastatus, og lad den køre en periode, før I tilføjer flere. Og husk GDPR: der flytter personoplysninger mellem to leverandører, så tjek, at I har databehandleraftaler med begge, og at koblingen kun flytter det, der faktisk skal bruges.
| Færdig kobling | Værktøj uden programmering | Egen integration | |
|---|---|---|---|
| Kom i gang | Slås til i indstillingerne | Sættes op med færdige byggeklodser | Kræver, at nogen bygger den |
| Dækker | Det mest almindelige: kunder og fakturaer | Enkle flows fra ét system til et andet | Præcis jeres regler og felter |
| Vedligeholdes af | Leverandøren | Jer selv | Den, der har bygget den |
| Svaghed | Kan ikke tilpasses ret meget | Svær at overskue med mange regler | Mere at sætte op og drive |
| Passer til | De fleste mindre virksomheder | Få, enkle behov | Særlige arbejdsgange og flere systemer |
Bedst til
- Bedst til de fleste mindre virksomheder: den færdige kobling mellem jeres CRM og økonomisystem, hvis den findes
- Bedst til virksomheder med særlige arbejdsgange, flere systemer eller regler, som færdige koblinger ikke kan følge: en egen integration
- Ikke det rigtige at koble noget, før I har besluttet, hvilket system der ejer hvilke data - ellers bliver rodet bare kopieret automatisk
Spørgsmål, vi ofte får
Skal data flytte begge veje?
Ikke nødvendigvis. Ofte er det nok, at kunder og ordrer går fra CRM til økonomisystem, og at betalingsstatus går den anden vej. Lad kun data flytte begge veje, hvor der er et reelt behov, for hver ekstra retning giver flere muligheder for konflikter.
Hvad gør vi med de kunder, der allerede findes begge steder?
Ryd op først. Find dubletterne, beslut hvilken version der er den rigtige, og kobl dem sammen med et fælles nummer, typisk debitornummeret. Springer I det over, opretter koblingen nye dubletter fra første dag.
Skal vi skifte CRM eller økonomisystem for at få det til at virke?
Som regel ikke. Virker systemerne for jer hver for sig, er det næsten altid billigere og sikrere at koble dem end at skifte. Et skifte giver kun mening, hvis et af systemerne ikke kan forbindes til noget som helst.
Timelæk-diagnosen
En halv time på jeres hverdag: hvor timerne går hen, og hvilke opgaver et system kan overtage. Ingen salgstale, ingen forpligtelse - og I går fra mødet med noget på skrift, uanset hvad I beslutter.
30 minutter · online · I får en rapport med hjem