De 7 steder timerne forsvinder

typisk 30-40 % af hullet

Sådan ser det ud

Timerne skrives ind sidst på ugen, af hukommelsen. Mandagens arbejde er da fire dage gammelt.

Hvorfor det sker

Hukommelsen runder ned, ikke op. Man husker de store blokke og glemmer de mange små - og det er de små, der udgør hullet.

Hvad I gør ved det

Mål det først: bed alle registrere dagligt i to uger og sammenlign med de to foregående. Forskellen ér lækagen. De fleste huse finder 2-4 timer om ugen pr. person.

typisk 20-25 %

Sådan ser det ud

Et opkald, en mail med et hurtigt svar, ti minutters sparring i døren. Ingen af dem bliver skrevet ned.

Hvorfor det sker

Der er en uskreven regel om, at det skal være 'stort nok' til at tælle. Ti minutter fem gange om dagen er fire timer om ugen.

Hvad I gør ved det

Sæt en nedre grænse på nul og sig det højt. Indfør et hurtigt-felt, hvor en registrering tager under ti sekunder, ellers vinder besværet over disciplinen.

typisk 10-15 %

Sådan ser det ud

I går i gang, fordi kunden har sagt ja i telefonen. Sagsnummeret oprettes en uge senere, og timerne før det har ingen at høre til.

Hvorfor det sker

Systemet kan ikke registrere på noget, der ikke findes endnu, så timerne lander i et vakuum og bliver aldrig hentet frem igen.

Hvad I gør ved det

Opret sagen ved mundtligt ja, ikke ved underskrift. Et sagsnummer koster ingenting at oprette og alt at mangle.

typisk 10-15 %

Sådan ser det ud

Anden og tredje runde på et udkast bliver ført som 'intern kvalitetssikring' - altså ikke-fakturerbart - selv når det er kundens ændringer, der udløser dem.

Hvorfor det sker

Grænsen mellem egne fejl og kundens nye ønsker er aldrig defineret, så alt bliver i tvivlstilfælde ikke-fakturerbart.

Hvad I gør ved det

Skriv grænsen ned én gang, og lad den følge med i tilbuddet: to runder er med i prisen, derefter faktureres der. Så er samtalen taget på forhånd i stedet for i tvivl.

typisk 5-10 %

Sådan ser det ud

Halvanden time i bilen til et kundemøde er arbejdstid, som ingen fakturerer, fordi 'det føles forkert at tage penge for at køre'.

Hvorfor det sker

Det blev aldrig aftalt med kunden, så det bliver aldrig sendt. Ikke fordi kunden sagde nej - fordi ingen spurgte.

Hvad I gør ved det

Sæt en transportsats i tilbudsskabelonen, gerne lavere end timeprisen. Halv sats på noget slår fuld sats på ingenting.

typisk 5-10 %

Sådan ser det ud

Timerne ér registreret. De kom bare aldrig med på en faktura, fordi sagen blev lukket, før de sidste blev bogført.

Hvorfor det sker

Faktureringen kører på en kalender, registreringen på en anden. Alt mellem sidste fakturering og sagens afslutning falder ned imellem.

Hvad I gør ved det

Kør en liste hver måned over registrerede, ikke-fakturerede timer på lukkede sager. Det er den hurtigste penge i hele rapporten - arbejdet er udført og godkendt, det mangler kun en regning.

ofte det største enkeltbeløb

Sådan ser det ud

De dyreste timer i huset registreres dårligst. Partneren har travlt, og ingen rykker chefen.

Hvorfor det sker

Ingen har mandat til at bede om det, og partneren måler sig selv på salg og kunder frem for på registrering.

Hvad I gør ved det

Regn partnerens eget hul ud og vis tallet. Det er som regel det største enkeltbeløb i huset, og det ændrer samtalen fra disciplin til penge.