Salesforce og e-conomic: sådan forbinder I dem
En integration mellem Salesforce og e-conomic gør en vundet aftale til en faktura, uden at nogen taster den ind igen, og holder kunderne ens begge steder. Det væsentlige valg er, hvilket system der ejer kundekartoteket, og det, der reelt går galt, er dubletter frem for selve forbindelsen.
Salg og bogholderi arbejder i hver sit system, og det er helt i orden. Problemet opstår først, når de er uenige om, hvad kunden hedder, og hvad der er solgt.
Fra tilbud i Salesforce til faktura i e-conomic
Salesforce kan bygge tilbuddet med varelinjer, og det er en fordel, fordi linjerne så allerede findes, når fakturaen skal dannes. Ingen skal skrive dem to gange, og der er ingen tvivl om, hvad kunden sagde ja til. Til gengæld skal vi blive enige om, hvad der sker, når en sælger retter en linje efter accepten: skal e-conomic følge med automatisk, eller skal ændringen kræve en aktiv beslutning? Salesforce kan tilpasses så meget, at den vigtigste del af arbejdet er at blive enige om, hvilke af jeres felter der er de rigtige. Vores anbefaling er som regel det sidste, fordi en faktura, der ændrer sig af sig selv, er svær at forklare bagefter.
Hvem ejer kundekartoteket?
Det er beslutningen, alt andet hænger på. Salesforce opretter kunder tidligt, fordi en sælger skriver et navn ned længe før nogen har købt noget. e-conomic opretter dem sent, men med de oplysninger, der skal være rigtige: CVR, betalingsbetingelser, korrekt firmanavn. e-conomic er det system, vi oftest møder hos danske SMV'er, og det har både lager og en kontoplan, der kan bære en webshops posteringer. Vores anbefaling er som regel, at Salesforce må oprette, men at e-conomic har ret på de felter, der har regnskabsmæssig betydning. Uden den regel ender I med to kartoteker, der langsomt driver fra hinanden, og et halvt år senere er ingen sikre på, hvilket telefonnummer der er det rigtige.
Dubletter er det, der reelt går galt
Ikke selve forbindelsen. Det, der ødelægger den slags integrationer, er den samme kunde oprettet tre gange: én med A/S, én uden, og én med en stavefejl. Så snart data flytter sig automatisk, bliver de tre til seks. Derfor matcher vi på CVR frem for på navn, hvor det overhovedet kan lade sig gøre, og derfor rydder vi op i det eksisterende kartotek, før vi tænder for synkroniseringen. Det er den kedeligste del af opgaven og den, der afgør, om I stadig stoler på systemet om et år.
Spørgsmål, vi ofte får
Skal alle vores sælgere have adgang til e-conomic?
Nej, og det er en af grundene til at bygge integrationen. Sælgeren bliver i Salesforce og ser den betalingsstatus, der er relevant, uden at have adgang til hele bogholderiet. Færre adgange er både billigere i licenser og bedre for sikkerheden.
Hvad sker der, hvis en aftale bliver annulleret?
Det skal aftales før vi bygger. En faktura, der allerede er bogført, kan ikke bare forsvinde, så den rigtige opførsel er som regel en kreditnota, ikke en sletning. Bogholderiet skal kunne forklares bagefter.
Kan vi starte med kun én vej?
Ja, og det anbefaler vi ofte. Start med at sende vundne aftaler den ene vej. Når den del har kørt stabilt et stykke tid, tilføjer vi betalingsstatus tilbage som sit eget lille stykke arbejde.
Timelæk-diagnosen
En halv time på jeres hverdag: hvor timerne går hen, og hvilke opgaver et system kan overtage. Ingen salgstale, ingen forpligtelse - og I går fra mødet med noget på skrift, uanset hvad I beslutter.
30 minutter · online · I får en rapport med hjem