Dynamics 365 Sales og Billy: sådan forbinder I dem
En integration mellem Dynamics 365 Sales og Billy gør en vundet aftale til en faktura, uden at nogen taster den ind igen, og holder kunderne ens begge steder. Det væsentlige valg er, hvilket system der ejer kundekartoteket, og det, der reelt går galt, er dubletter frem for selve forbindelsen.
Salg og bogholderi arbejder i hver sit system, og det er helt i orden. Problemet opstår først, når de er uenige om, hvad kunden hedder, og hvad der er solgt.
Fra tilbud i Dynamics 365 Sales til faktura i Billy
Dynamics 365 Sales kan bygge tilbuddet med varelinjer, og det er en fordel, fordi linjerne så allerede findes, når fakturaen skal dannes. Ingen skal skrive dem to gange, og der er ingen tvivl om, hvad kunden sagde ja til. Til gengæld skal vi blive enige om, hvad der sker, når en sælger retter en linje efter accepten: skal Billy følge med automatisk, eller skal ændringen kræve en aktiv beslutning? Dynamics ligger tæt på Microsoft-verdenen i forvejen, så en del af de data, I skal bruge, findes allerede et sted, I har adgang til. Vores anbefaling er som regel det sidste, fordi en faktura, der ændrer sig af sig selv, er svær at forklare bagefter.
Hvem ejer kundekartoteket?
Det er beslutningen, alt andet hænger på. Dynamics 365 Sales opretter kunder tidligt, fordi en sælger skriver et navn ned længe før nogen har købt noget. Billy opretter dem sent, men med de oplysninger, der skal være rigtige: CVR, betalingsbetingelser, korrekt firmanavn. Billy er skåret til den lille virksomheds bogføring, så integrationen handler om fakturaer og betalinger, ikke om at gøre det til et lagersystem. Vores anbefaling er som regel, at Dynamics 365 Sales må oprette, men at Billy har ret på de felter, der har regnskabsmæssig betydning. Uden den regel ender I med to kartoteker, der langsomt driver fra hinanden, og et halvt år senere er ingen sikre på, hvilket telefonnummer der er det rigtige.
Dubletter er det, der reelt går galt
Ikke selve forbindelsen. Det, der ødelægger den slags integrationer, er den samme kunde oprettet tre gange: én med A/S, én uden, og én med en stavefejl. Så snart data flytter sig automatisk, bliver de tre til seks. Derfor matcher vi på CVR frem for på navn, hvor det overhovedet kan lade sig gøre, og derfor rydder vi op i det eksisterende kartotek, før vi tænder for synkroniseringen. Det er den kedeligste del af opgaven og den, der afgør, om I stadig stoler på systemet om et år.
Spørgsmål, vi ofte får
Skal alle vores sælgere have adgang til Billy?
Nej, og det er en af grundene til at bygge integrationen. Sælgeren bliver i Dynamics 365 Sales og ser den betalingsstatus, der er relevant, uden at have adgang til hele bogholderiet. Færre adgange er både billigere i licenser og bedre for sikkerheden.
Hvad sker der, hvis en aftale bliver annulleret?
Det skal aftales før vi bygger. En faktura, der allerede er bogført, kan ikke bare forsvinde, så den rigtige opførsel er som regel en kreditnota, ikke en sletning. Bogholderiet skal kunne forklares bagefter.
Kan vi starte med kun én vej?
Ja, og det anbefaler vi ofte. Start med at sende vundne aftaler den ene vej. Når den del har kørt stabilt et stykke tid, tilføjer vi betalingsstatus tilbage som sit eget lille stykke arbejde.
Læs også
Alle integrationer- Dynamics 365 Sales og e-conomic: sådan forbinder I dem
- Dynamics 365 Sales og Dinero: sådan forbinder I dem
- Dynamics 365 Sales og Uniconta: sådan forbinder I dem
- Dynamics 365 Sales og Business Central: sådan forbinder I dem
- Shopify og Billy: sådan forbinder I dem
- WooCommerce og Billy: sådan forbinder I dem
Timelæk-diagnosen
En halv time på jeres hverdag: hvor timerne går hen, og hvilke opgaver et system kan overtage. Ingen salgstale, ingen forpligtelse - og I går fra mødet med noget på skrift, uanset hvad I beslutter.
30 minutter · online · I får en rapport med hjem